Przez pięć lat pan Krzysztof robił wszystko sam. Wiedział, które auto stoi na placu na jakie zlecenie, który klient ma zapłacić przelewem, a który zawsze płaci gotówką, gdzie leżą zamówione klocki do golfa i że pani z czerwonej skody prosiła o telefon przed każdą dodatkową naprawą. Kiedy pracy zrobiło się za dużo, zatrudnił drugiego mechanika. Pierwszego dnia okazało się, że cała wiedza o warsztacie jest w jego głowie, a nowy pracownik musi pytać o wszystko. Przez pierwszy miesiąc pan Krzysztof pracował więcej niż wcześniej, a nie mniej.
Ta historia powtarza się w wielu warsztatach, które rosną z jednej osoby do dwóch. Zatrudnienie pracownika to nie tylko dodatkowe ręce do pracy, ale też zupełnie nowy sposób organizacji.
Co się zmienia w momencie zatrudnienia
W jednoosobowym warsztacie nie trzeba niczego nikomu przekazywać. Informacje płyną od klienta do mechanika bezpośrednio, a mechanik sam decyduje, co i kiedy robi. Z chwilą pojawienia się drugiej osoby każda informacja musi zostać przekazana, każde zlecenie przydzielone, a każda decyzja – albo podjęta przez właściciela, albo jasno oddana pracownikowi.
Pojawiają się też obowiązki formalne: umowa, zgłoszenie do ubezpieczeń, badania lekarskie, szkolenie BHP, ewidencja czasu pracy. To dodatkowa administracja, o której łatwo zapomnieć przy planowaniu.
Przed pierwszym dniem pracy – lista
- Umowa, zgłoszenie do ubezpieczeń, badania wstępne i szkolenie BHP przed dopuszczeniem do pracy.
- Wydzielone stanowisko i podstawowy zestaw narzędzi, żeby nie trzeba było pożyczać od szefa.
- Spisane zasady – godziny pracy, przerwy, kto odbiera telefony, kto rozmawia z klientami.
- Sposób przekazywania zleceń – jak pracownik wie, co ma robić, w jakiej kolejności i z jakimi uwagami.
- Zasady zamawiania części – kto zamawia, u kogo i do jakiej kwoty bez pytania.
- Sposób rozliczania pracy – stała pensja, premia od wykonanych godzin czy model mieszany.
Wiedza, która była tylko w głowie właściciela
Największym wyzwaniem nie są formalności, tylko przeniesienie wiedzy z głowy właściciela tam, gdzie pracownik może ją znaleźć sam. Historia napraw konkretnego auta, preferencje stałych klientów, ustalenia co do dodatkowych prac, zamówione części czekające na swoje zlecenie – to wszystko musi być zapisane w miejscu dostępnym dla obu osób.
Papierowe zlecenia na tablicy działają do pewnego momentu. Problem pojawia się, gdy właściciela nie ma w warsztacie, a klient dzwoni z pytaniem, ile kosztowała zeszłoroczna wymiana rozrządu, albo gdy pracownik nie wie, czy klient zgodził się na wymianę tarcz, czy tylko klocków. Bez wspólnego, przeszukiwalnego zapisu każda taka sytuacja kończy się telefonem do szefa.
To częsty moment, w którym warsztaty przechodzą z papieru na program. Przy dwóch osobach liczą się już takie funkcje jak osobne konta dla pracowników, przypisywanie zleceń do mechanika i dostęp z telefonu na hali. Przy dalszym wzroście dochodzą raporty i rozliczenia. Wybór programu do zarządzania warsztatem warto więc dopasować nie tylko do obecnej skali, ale też do tej za rok czy dwa.
Modele rozliczania pierwszego pracownika – porównanie
| Model | Zalety dla warsztatu | Ryzyka |
|---|---|---|
| Stała pensja | Przewidywalny koszt, prosty w rozliczeniu | Brak motywacji do wydajniejszej pracy |
| Pensja podstawowa plus premia od godzin | Nagradza wydajność, koszt częściowo zależny od przychodu | Wymaga rzetelnego liczenia godzin przy każdym zleceniu |
| Wynagrodzenie od wykonanej pracy | Koszt w pełni zależny od przychodu | Ryzyko pośpiechu kosztem jakości, spory o przydział lepszych zleceń |
Najczęściej stosowany jest model mieszany – stała podstawa daje pracownikowi poczucie bezpieczeństwa, a premia od wykonanych roboczogodzin motywuje do sprawnej pracy. Warunek jest jeden: godziny muszą być liczone rzetelnie i przejrzyście, inaczej premia staje się źródłem konfliktów.
Podział ról – kto rozmawia z klientem
Jedna z ważniejszych decyzji to ustalenie, kto kontaktuje się z klientami. Jeśli robią to obaj mechanicy, klient może dostać dwie różne informacje, a ustalenia giną. W małych warsztatach sprawdza się zasada, że z klientem o cenie i zakresie prac rozmawia właściciel, a pracownik zgłasza mu znalezione usterki. Z czasem, gdy pracownik zdobędzie zaufanie, część tych rozmów można mu oddać.
Ważne, żeby zasada była jasna dla klientów. Jeśli przez lata dzwonili zawsze do właściciela, a nagle odbiera ktoś inny, warto to zapowiedzieć i przedstawić nowego pracownika.
Pierwsze tygodnie – czego się spodziewać
Przez pierwsze dwa-trzy tygodnie wydajność warsztatu najczęściej nie rośnie, a czasem nawet spada. Nowy mechanik uczy się układu warsztatu, zwyczajów, dostawców i klientów, a właściciel poświęca czas na wyjaśnianie. To normalne i warto to uwzględnić w planach, na przykład nie przyjmując w tym czasie dodatkowych dużych zleceń.
Pomaga wyznaczenie pracownikowi na początek prostszych, powtarzalnych prac – wymian olejów, klocków, opon – i stopniowe przechodzenie do trudniejszych napraw. Właściciel zyskuje wtedy czas na diagnostykę i rozmowy z klientami, a pracownik buduje pewność siebie.
Najczęstsze pytania
Kiedy warsztat jest gotowy na pierwszego pracownika?
Zwykle wtedy, gdy przez kilka miesięcy z rzędu trzeba odsyłać klientów albo odkładać zlecenia na kolejne tygodnie, a właściciel regularnie pracuje znacznie ponad normalny wymiar.
Czy zatrudnić doświadczonego mechanika, czy ucznia?
Doświadczony od razu odciąża, ale kosztuje więcej i ma swoje nawyki. Uczeń jest tańszy i łatwiej go nauczyć swojego sposobu pracy, ale przez dłuższy czas wymaga nadzoru.
Jak uniknąć sytuacji, w której wszystko i tak zależy od właściciela?
Zapisywać wszystko, co dotyczy zleceń i klientów, w miejscu dostępnym dla obu osób, i stopniowo oddawać pracownikowi decyzje w jasno określonym zakresie.
Pan Krzysztof po trzech miesiącach przyznał, że najtrudniejsze nie było znalezienie pracownika, tylko nauczenie się, że nie wszystko musi przechodzić przez jego ręce.
